Vznik elektronického dokumentu

Všeobecne sa dá  povedať, že dokument prichádza do firmy, alebo v nej vzniká

  • v elektronickej podobe (e-mail)
  • papierový dokument (pošta, osobne)

V prvom prípade je dokument už pripravený na zaradenie do systému,  v druhom je potrebné ho previesť do elektronickej podoby – naskenovať.

Skenovanie je prvým krokom k prepojeniu obrazu dokumentov s elektronickým informačným systémom. Ak sú dokumenty vo firme skenované, potom si všetci pracovníci, pracujúci v systéme môžu na jedno kliknutie kedykoľvek vyvolať obraz dokumentu, uloženého v tomto systéme.

Skenovanie sa javí ako veľmi prínosné najmä po nejakom čase používania, pretože nie je nutné komplikovane hľadať v starých spisoch alebo šanónoch. I po mnohých rokoch používania elektronického systému si užívatelia môžu priamo zo systému okamžite vyvolať obrazy dokumentov a naviac i niekoľkí užívatelia súčasne, pokiaľ majú na to oprávnenie.

Systém umožňuje vkladať analogicky i elektronické súbory, ktoré neboli vytvorené skenovaním na mieste – napríklad elektronicky zaslané faktúry, dokumenty, zmluvy a pod.

Zaradenie dokumentu do systému

V okamihu, kedy máme dokumenty v systéme, môže začať ich spracovanie. Prvou činnosťou, ktorá musí byť vykonaná je priradenie atribútov, ktoré slúžia na ich identifikáciu.

  • Dátum vzniku dokumentu – kniha pošty v podateľni
  • Meno užívateľa, ktorý dokument spracoval
  • Pridelenie registratúrnej značky
  • Pridelenie čísla dokumentu
  • Vyznačenie ochrany dokumentu – prístupové práva
  • Pridelenie zodpovednej osoby na vybavenie – vytvorenie oznamu, úlohy pre túto osobu
  • Vyznačenie „na vedomie“ vybratým  užívateľom
  • Zaradenie do príslušného spisu (automaticky systémom, alebo manuálne)

Spracovanie dokumentu

Len vo veľmi malom množstve došlých dokumentov končí ich spracovanie uložením do dátového úložiska. Vo väčšine prípadov je potrebné zabezpečiť  ich doručenie zodpovednej osobe, ich schválenie, alebo odoslanie do ďalších firemných procesov.

Ďalšie spracovanie prebieha spravidla v príslušnom Spise, v ktorom sa analogicky sledujú všetky súvisiace činnosti. Do založeného spisu sa postupne vkladajú všetky dokumenty – e-mailová komunikácia aj preskenované dokumenty, čo poskytuje chronologický a logický prehľad o jednotlivých obchodných prípadoch tak, ako sa postupne riešili. V spise sa vedú aj záznamy o telefonickej, prípadne osobnej komunikácii.  Spis obyčajne obsahuje tieto údaje:

  • Zodpovedný za spis
  • Termín vybavenia spisu
  • Úlohy – súvisiace s vybavením
  •  výdajky z úloh – ak splnenie úlohy vyžaduje výdaj tovaru alebo   služby
  •  spotreba času na vybavenie úlohy
  •  hodinová sadzba na splnenie úlohy

Tieto údaje môžu slúžiť ako podklad pre fakturáciu. Fakturovať je možné priamo v spise, v ktorom je spracúvaný dokument uložený. Spis vždy nesie príznak, z ktorého je zrejmé, či sa spracovávaná činnosť nachádza v štádiu

  •  rozpracovaný
  •  vybavený
  •  uzavretý

Systém umožňuje prácu viacerých užívateľov nad jedným dokumentom a riadenie jednotlivých verzií dokumentov.

Archivácia dokumentov

Pod slovom archivácia si každý väčšinou predstaví množstvo papiera, ktorého sa zbaví tým, že ho raz za čas presunie do archívu. Pri elektronických dokumentoch to funguje trochu inak.  Vlastná archivácia sa odohráva na úrovni atribútov dokumentov a znamená len označenie vybratých dokumentoch archivačnou hodnotou. Po uplynutí archivačnej hodnoty prebehne proces vyraďovania dokumentov.

Prínosy:

  • Prijaté zásielky sú evidované centrálne
  • Po vložení do systému majú užívatelia okamžitý prístup k im určeným dokumentom
  • Nastavenie termínov a priorít spracovania
  • Odstránenie náročnej manuálnej evidencie
  • Zásielky sú odovzdávané riadeným spôsobom na spracovanie zodpovedným užívateľom
  • Dokumenty sú zaraďované do spisov, čo umožní ich rýchle dohľadanie a súčasne hromadné odovzdávanie medzi jednotlivými užívateľmi
  • Efektívna komplexná správa klientskej dokumentácie
  • Možnosť preposielania dokumentov iba v elektronickej podobe
  • Sledovanie dokumentov
  • Vyhľadanie dokumentov
  • Efektívna evidencia v rámci celej firmy
  • Prehľadná správa administratívnych procesov
  • Jednoznačná definícia právomocí a zodpovednosti v týchto procesoch
  • Správa verzií dokumentov
  • Bezpečné uloženie digitálnych kópií
  • Zaistenie nemennosti uloženého obsahu
  • Štandardizované šablóny na vytváranie nových dokumentov

Zhrnutie celkových prínosov

Systém poskytuje jednotné spracovanie dokumentov, a to až k procesnému bodu, kedy konkrétny zamestnanec potvrdí, že záležitosť prevzal. Obdobne je pokrytá aj odchádzajúca pošta.

Každému užívateľovi je prehľadne zobrazené, ako postupuje realizácia tých procesov, ktoré sa týkajú jeho, alebo jeho podriadených. Môže sledovať jednotlivé prípady i štatistické informácie o počte prípadov, rýchlosti vybavovania a pod.